הפקת אירועים לחברות הייטק

אירוע של חברת הייטק אינו רק ערב נחמד לעובדים. הוא כלי ניהולי: הוא מגייס, משמר, מציג מוצר ומסמן ללקוחות ולשותפים מי החברה הזאת באמת. בגלל זה הפקת אירועים לחברות הייטק שונה מהפקה של אירוע חברה רגיל, ודורשת הבנה של הקהל, של המוצר ושל המסר שצריך לצאת מהערב.

מתחילים מהמטרה, לא מהמקום

הטעות הנפוצה ביותר היא לפתוח את התהליך בחיפוש אולם. מתחם נבחר אחרון, אחרי שברור מה האירוע אמור להשיג. אירוע השקת מוצר, כנס לקוחות, ערב גיבוש אחרי גיוס מסיבי, או אירוע סיכום שנה, כל אחד מהם מייצר דרישות אחרות מבחינת מבנה הערב, אורך התוכן והתקציב. כשהמטרה מוגדרת במשפט אחד, כל שאר ההחלטות נגזרות ממנה כמעט מעצמן.

שאלה שכדאי לענות עליה מוקדם: מה המשתתף אמור לספר לחבר שלו למחרת. התשובה לשאלה הזאת היא בפועל התסריט של האירוע.

הקהל בהייטק מפונק, וזה נתון תכנוני

עובדי הייטק רגילים לאירועים. הם ראו כבר בר קוקטיילים, סטנדאפיסט וצילום מגנטים. מה שמייצר עבורם חוויה הוא דווקא פרסונליזציה ואיכות: אוכל שבאמת טוב, מוזיקה שמתאימה לגילאים בחברה, ולוח זמנים שלא כולא אותם באולם שלוש שעות עם נאומים. כאשר מדובר בכנס לקוחות, הקהל מקצועי אף יותר, ותוכן שיווקי שטחי נתפס מיד. שווה לזכור שחלק מהמשתתפים בכלל לא דוברי עברית, ולכן שפת האירוע היא החלטה ולא ברירת מחדל.

טכנולוגיה שמשרתת את הערב

חברת טכנולוגיה שמפיקה אירוע חובבני משדרת מסר בעייתי. מצד שני, עומס גאדג׳טים מבלבל. השילוב הנכון כולל בדרך כלל מערכת הרשמה דיגיטלית עם ברקוד בכניסה, תצוגה ויזואלית איכותית על מסכים, ולעיתים שידור היברידי לעובדים מחו״ל. אם באירוע יש הדגמת מוצר, נדרשת בדיקת רשת אמיתית במקום מראש, לא הבטחה של המתחם. תשתית הגברה ותאורה נכונה היא ההבדל בין הרצאה שנשמעת לבין קהל שמתחיל לדבר בינו לבין עצמו.

תקציב, ספקים ולוחות זמנים

הפקה מסודרת בונה תקציב לפי סעיפים ולא לפי מחיר כולל: מתחם, קייטרינג, הגברה ותאורה, במה, תוכן ומנחה, צילום, לוגיסטיקה והסעות, ורזרבה של עשרה עד חמישה עשר אחוזים לבלת״מ. ככל שהאירוע גדול יותר, כך חשוב יותר לסגור ספקים מוקדם, במיוחד בעונות העמוסות של סוף שנה וקיץ.

• שלושה עד ארבעה חודשים לפני: הגדרת מטרה, תקציב ראשוני, סגירת תאריך ומתחם.
• חודשיים לפני: סגירת ספקי תוכן, קייטרינג, הגברה ותאורה.
• חודש לפני: הזמנות, מערכת הרשמה, בניית רץ אירוע מפורט.
• שבוע לפני: סיור מתחם, בדיקת תשתיות, אישור תפריט וכמויות סופיות.
• יום האירוע: מנהל הפקה אחד עם סמכות מלאה בשטח.

מדידה: איך יודעים שהאירוע הצליח

אחוז הגעה בפועל מול נרשמים, משך שהייה ממוצע, שאלות שנשאלו בכנס, פניות שנוצרו מלקוחות, וסקר קצר שנשלח יום אחרי. חברות שמודדות אירועים משפרות אותם משנה לשנה במקום להתחיל כל פעם מאפס. גם תיעוד ויזואלי איכותי הוא נכס: הוא משמש בגיוס עובדים לאורך כל השנה.

מתי כדאי להביא מפיק חיצוני

צוות HR פנימי יכול להפיק ערב קטן. ברגע שמדובר במאות משתתפים, בבמה, בשידור או בלקוחות חיצוניים, הפער בין הפקה מקצועית לבין אלתור נראה לעין. גוף הפקה מנוסה מביא איתו ספקים בדוקים, כוח מיקוח מול מתחמים, ותוכנית גיבוי לתרחישים שאף אחד לא רוצה לחשוב עליהם. אם אתם בשלב הזה, הפקות אירועים לחברות הייטק בליווי מקצועי חוסכות בדרך כלל יותר ממה שהן עולות, ובעיקר חוסכות את הסיכון.

לסיכום

אירוע הייטק מוצלח מתחיל במטרה עסקית ברורה, ממשיך בהתאמה מדויקת לקהל, ונשען על הפקה שיודעת לנהל ספקים ולוחות זמנים. הטכנולוגיה היא תבלין, לא העיקר. מי שמתכנן אירועים נוספים במהלך השנה ימצא ערך גם בחומרים על הפקת אירועים לחברות וכן על בחירת מתחם אירועים שמתאים לאופי הערב ולגודל הקהל.