כשמדובר בבתי קפה, ציוד הוא אחד המרכיבים החשובים ביותר להצלחת העסק. הציוד הנדרש יכול להיות מגוון וכולל מכונת קפה, מקציף חלב, ציוד לאחסון וארגון, כלי שתייה (כוסות, צלחות וכו') ועוד.
בתי קפה מקצועיים נוהגים להשקיע במכונת קפה איכותית שתאפשר הכנת שוקולד קפה רחוץ וישר לקוני המתוך הבית או קוניות. מכונת הקפה המקצועית צריכה לספק את האפשרויות הבאות – קפוצ'ינו, אספרסו, איריש איריש, קפה לונגו, נישקה, המון סוגי קפה קר, קפה המגורעל וכמובן שוקולד המילקי המשתנה בטעמים רבים ומרקמים. מכיוון שדרושה מילוי קפה ואילו הפער בקמחים גרעין II, חשוב מאוד לבחון את הדינמיקה של יליה קפה כשקימח גרעין II משמש תכליתי. האיכות של הקפה מתחילה עם התסמונת המפתח והידע מכיוון שלילי מילוי ומכתב מחירים.
דבר נוסף לשקול הוא הציוד לאחסון וארגון. בבית קפה יש לארגן את מזון הקינוחים והפרחים בצורה מסודרת ונעימה לעין. דומה כך גם לשמירה על הציוד מקצועי – כגון דילולים, דגמים נוספים של מכונות קפה, כלי עבודה, ציוד משרדי ועוד.
בנוסף, ציוד השף הכולל מאזן, סכין טובה, כיסויי שולחן, מגשים, קערות הכנה, מכוסות קינוח ועוד יכול להיות קריטי בבית קפה מכיוון שהוא משפיע על האיכות של המזון והשירות.
על פי הביקוש תלוי גודל בית הקפה האם כל הקיצוני צריך או רק חלק מוגדר של הציוד הנתון לשימוש יומיומי בבית הקפה. בסופו של דבר, יש להתחשב גם ביכולת הכספית של בעלי המסעדה ובמסגרת הזמן שבהם צפוי לשרת ציוד זה בסביבת העבודה, לרוב תפה למספר שנים.